Urlaubsvertretung richtig gemacht: Wie die Erholung nicht gleich flöten geht

Für viele Deutsche heißt es im Herbst: Noch einmal ab in den Süden, bevor die kalten Temperaturen endgültig Einzug halten. Doch wie lässt sich die Vertretung in der Arbeit für Arbeitgeber und -nehmer am besten organisieren? 

Wie ist eine Urlaubsvertretung gesetzlich geregelt? 

Zuerst einmal liegt die Organisation der Vertretung beim Arbeitgeber. Das heißt, der Unternehmer sollte Urlaube in der Personalplanung ausreichend berücksichtigen. Arbeitnehmer müssen weder erreichbar sein, noch ihren Urlaub verführt abbrechen, weil zu viel Arbeit anfällt. Dies ist nur in einem absoluten Notfall erlaubt. Es ist Mitarbeitern auch nicht gestattet, während ihres Urlaubes einer Erwerbstätigkeit nachzugehen.

Mitarbeiter sind aber dazu verpflichtet, ihre Kollegen oder Vorgesetzten ihm Rahmen des Arbeitsrechtes zu vertreten, wenn diese im Urlaub sind – auch Azubis oder Aushilfen können einspringen. Allerdings muss der Azubi im Interesse aller schon ausreichend eingelernt sein und für den Ernstfall einen erfahrenen Kollegen zur Seite haben. 

Deshalb ist es sinnvoll, die Urlaubsvertretung vorher gut zu planen – sowohl für Arbeitgeber als auch für die Mitarbeiter. Vor allem bei Kundenkontakt ist es wichtig, dass jemand erreichbar ist und ihnen weiterhelfen kann. 

Wie könnte eine Urlaubsvertretung aussehen?

Wichtig: Mitarbeiter dürfen bei einer starken Belastung durch die Urlaubsvertretung die Mehrarbeit grundsätzlich ablehnen, wenn keine dringlichen betrieblichen Gründe vorliegen. Um aber keinen Unmut zwischen den Kollegen hervorzurufen, sollte die Arbeit gut und durchdacht verteilt werden.

Am besten überlegen sich Arbeitgeber, wer für wen als Vertretung infrage kommt. Wo gibt es fachliche Überschneidungen? Wer sitzt im Büro zusammen und hat vielleicht einen guten Überblick über die Arbeit des anderen? Ist es eventuell sinnvoll, die Aufgaben auf mehreren Schultern zu verteilen?

Vorgesetzte holen im Idealfall ihre Mitarbeiter bei der Vertretungsplanung mit an den Tisch: Gibt es bei den Vertretungen eventuell Unstimmigkeiten oder bessere Lösungen? Wollen alle zur gleichen Zeit in den Urlaub? Sinnvoll ist es, wenn alle an einem Strang ziehen, damit der Betrieb reibungslos läuft.

Vor dem Urlaub geht es darum, rechtzeitig eine Übergabe zu organisieren: Wie viel kann der Kollege, der in den Urlaub möchte, vorarbeiten? Sind Vorgänge und Kundendaten so gut dokumentiert, dass die Urlaubsvertretung im Schadensfall helfen kann?

Welche Möglichkeiten gibt es für Einzelkämpfer?

Wer als Vermittler als Ein-Mann-Betrieb arbeitet, kann sich überlegen, einen anderen selbstständigen Kollegen zu bitten, zu übernehmen. Doch dabei gibt es rechtliche Stolperfallen: Der Datenschutz erlaubt es nicht, dass Kundendaten einfach an die Urlaubsvertretung weitergegeben werden, wenn diese nicht Teil des Unternehmens ist. Auch bei Fehlverhalten oder Falschberatung von Seiten der Urlaubsvertretung kann es problematisch werden.

Deshalb kann es ratsam sein, eine Vertragsregelung mit einem anderen selbstständigen Vermittler in das Maklermandat aufzunehmen – und eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung einzuholen, schreibt Rechtsanwalt Stephan Michaelis auf seiner Website. 

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