Zwei Stunden. Ein Raum. Und hinterher ist keiner schlauer. So oder so ähnlich laufen viele Meetings ab. 16,5 Stunden im Monat verbringt ein Mitarbeiter durchschnittlich in Besprechungen. So das Ergebnis einer jüngst durchgeführten Studie von Sharp Electronics Europe. Zwei Drittel aller Meetings sind dabei laut einer Untersuchung des Schweizer Online-Termin-Planers Doodle reine Zeitverschwendung. Die Folge: Ineffektivität, schlechte Laune bei den Mitarbeitern und wenig Output. Deshalb ist es Zeit, ein bisschen frischen Wind in die deutsche Meeting-Kultur zu bringen. Wir geben Euch Tipps, wie Ihr Eure Meetings effektiv, zielführend und mit Spaß gestalten könnt.
#Tipp 1: Ordnung ist das halbe Leben
So auch in Meetings. Nicht selten beginnt eine Besprechung mit wildem darauf Losgerede. Jeder spricht die für ihn wichtigen Punkte an. Verschiedene Bereiche eines Unternehmens werden so abwechselnd tangiert, statt komprimiert diskutiert. Am Ende gibt es weniger Antworten als noch mehr Fragen. Deshalb ist die richtige Vorbereitung eines Meetings besonders wichtig.
Die Lösung: Eine Agenda. Bestimmt eine Person, die vorab einen Leitfaden mit allen relevanten Bereichen erstellt. Dieser Mitarbeiter sollte ein bis zwei Tage vor dem Meeting bereits die wichtigsten Punkte der Besprechung mit Kollegen abstimmen und notieren. Die fertige Agenda wird im Anschluss allen Besprechungsteilnehmern weitergeleitet. So können sich diese optimal auf das Zusammentreffen vorbereiten und gegebenenfalls Unterlagen mitbringen oder sich bereits ein paar Notizen machen.
#Tipp 2: Einer behält den Überblick
Viele Punkte, offene Fragen und noch mehr Lösungsansätze. Wenn alle Punkte aufeinander prasseln, wird es schnell unübersichtlich. Wer hatte nochmal welches Anliegen und passt das zum Thema eines anderen? Um in dem Gesprächschaos den Überblick zu behalten, empfiehlt es sich, eine Person zum Moderator zu erklären.
Dieser Diskussionsleiter bestimmt – auf Basis der Agenda – das aktuell zu besprechende Thema. So hat der Meeting-Leiter im Blick, welche Bereiche bereits angesprochen und abgearbeitet wurden und welche Themen noch ausstehen. Natürlich geht hier nichts über Flexibilität. Passt ein Thema zu einem anderen Punkt auf der Agenda, kann der Moderator auch spontan reagieren und beispielsweise einen Bereich vorziehen oder die Frage hinten anstellen. So wird immer auf die aktuelle Gesprächsentwicklung eingegangen und trotzdem nichts vergessen.
#Tipp 3: Zeit ist Geld, oder?
Viele haben etwas zu sagen und das wichtigste Anliegen hat man immer selbst. Wenn dann keine Person die Zeit im Blick behält, kommt es schnell zu ausschweifenden Reden. Doch wie lange sollte eigentlich ein Meeting dauern und wie viel Redeanteil dürfen die beteiligten Personen haben? Die ernüchternde Antwort: So lang wie nötig, so kurz wie möglich. Je nach Problemstellung, Teilnehmerzahl und Zielsetzung sind Meetings unterschiedlich lang.
Um jedoch nicht unnötig Zeit zu verlieren, ist es sinnvoll, vorher einen ungefähren Zeitrahmen abzustecken und diesen – wenn möglich – einzuhalten. Hier können erfahrene Mitarbeiter meist auf einen Erfahrungsschatz zurückgreifen und gut einschätzen, wie lange die Besprechung dieses oder jenes Themas dauert. Zudem können auch die einzelnen Themenbereiche auf der Agenda mit ungefähren Zeitlimits versehen werden. Ein Zeitwächter oder der Moderator selbst kontrollieren dann die Zeiteinhaltung. Dauert das Meeting unerwartet lang und schwindet die Produktivität und Aufmerksamkeit, ist es meistens sinnvoll ein weiteres Meeting anzusetzen. Bis dahin können zudem neue Lösungsansätze erarbeitet werden.
#Tipp 4: Weniger ist manchmal mehr
Je mehr Personen in einem Meeting sitzen, desto schwieriger wird dessen Koordination und Leitung. Statt also gleich die ganze Belegschaft ins Meeting einzuladen, sollte zunächst darüber nachgedacht werden, wer denn überhaupt relevant für die Entscheidungsfindung ist.
Grundsätzlich gilt: Es gibt nur zwei Arten von Personen, die in eine Besprechung involviert sein müssen. Zum einen Mitarbeiter, die etwas zur Problemverursachung oder deren Lösung beitragen können (Experten). Und zum anderen Entscheidungsträger. Gibt es mehrere große Besprechungsthemen, die einen großen Kreis von Besprechungsteilnehmern bedingen, sollten lieber mehrere Meetings im kleineren Personenkreis abgehalten werden. Diese dünner besetzten Meetings sind in der Regel weniger zeitaufwändig, lassen sich leichter organisieren und produzieren mehr Output.
#Tipp 5: Papier ist geduldig
Die Intention zur Einberufung eines Meetings liegt in der Regel darin, Problemlösungen zu besprechen und sich auf einen Weg zu einigen. Ziel ist es also, Besprochenes im Nachgang umzusetzen. Nicht selten liegt jedoch genau hier der Meeting-Schmerz. Denn in der Besprechung Ausgemachtes und im Meeting verteilte Aufgaben gehen im Daily Business unter. Die genialen Ideen waren umsonst. Das Problem besteht weiter. Und am Ende kann oder mag sich keiner mehr an die einst getroffenen Entscheidungen erinnern.
Damit genau das nicht passiert, sollten Meeting-Protokolle geführt werden. Diese fassen übersichtlich zusammen, um welchen Arbeitsbereich es sich handelt, worin das Problem bestand und auf welche Entscheidung oder Lösung sich geeinigt wurde. Wichtig ist auch im Protokoll aufzuführen, wer welche Aufgaben in Zukunft übernehmen soll. Bei zeitlichen Aufgaben können auch Deadlines angegeben werden, bis wann die Aufgaben ausgeführt werden soll. Und damit sowohl externe als auch verhinderte oder neue Mitarbeiter immer auf dem Laufenden sind, sollten die Protokolle dauerhaft für alle (relevanten) Mitarbeiter verfügbar sein. Zum Beispiel in einer Cloud. Die Vor- und Nachteile einer solchen haben wir hier für Euch zusammengefasst.
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