Worauf müssen Unternehmer beim Spenden achten?

Spenden ist gerade in der Weihnachtszeit ein großes Thema. Das Fest der Liebe inspiriert die Menschen dazu, auch Nächstenliebe zu leben. Deshalb entscheiden sich viele Unternehmer statt teurer Präsente für Geschäftskunden, dieses Geld zu spenden. Egal ob für bedürftige Kinder oder Senioren – Spenden ist gemeinnützig und hilft denen, die es dringend brauchen. Der Staat erkennt diese finanzielle Hilfestellung der Unternehmen für soziale Projekten an. So können Unternehmer die meisten Spenden – auch außerhalb der Weihnachtszeit – steuerlich geltend machen. Entscheidend dafür ist die Rechtsform des Betriebes. Doch wie werden Spenden angerechnet? Wer darf die Spende von der Steuer absetzen und lohnt sich das überhaupt?

Deutsche Unternehmen und ihre Spenden

Deutsche Unternehmen sind großzügig. Sie spenden mehr, als bisher erwartet. 9,5 Milliarden Euro kommen so pro Jahr laut einer Befragung des Stifterverbands und der Bertelsmann Stiftung zusammen. Im „Corporate Citizenship Survey 2018“ wurden 7.000 deutsche Betriebe befragt. Das Ergebnis: Die Schätzungen der Experten hinsichtlich der Spendenbereitschaft deutscher Unternehmer wurden um eine Milliarde Euro übertroffen. Die Studie wertete Zahlen zwischen 2012 und 2017 aus.

Alles eine Frage der Rechtsform

Bevor die Spende auch als solche abgesetzt werden kann, müssen Unternehmen klären, ob es sich um Betrieb- oder Sonderausgaben handelt. Denn je nach Form wird die Spende vom Unternehmen oder durch den Unternehmer als Privatperson abgesetzt. Der Unterschied liegt in Rechtsform der Firma begründet. Kapitalgesellschaften (GmbH oder AG) können unter bestimmten Voraussetzungen Spenden als Betriebsausgaben geltend machen. Kommen die Gelder aus Betriebsmitteln, werden die Betriebsausgaben entsprechend in der Gewerbesteuererklärung angeführt (§ 9 Nr. 5 GewStG). Selbständigen und (Personen-)Gesellschaftern (OHG, KG oder GbR) ist dies verwehrt (§ 4 Abs. 4 EStG i.V. m. § 12 Nr. 1 EStG). Sie setzen Spenden – wie Privatpersonen – als Sonderausgaben ganz einfach in der Einkommenssteuerklärung ab.

Maximale Höhe der Spenden

Jeder gibt, so viel er kann – für andere. Zumindest ist dies der Grundgedanke des Spendens. Doch auch, wenn Unternehmen besonders großzügig sind, können sie nicht alles steuerlich absetzen. Unabhängig davon, ob es sich um Sonder- oder Betriebsausgaben handelt, dürfen Unternehmer nur maximal 20 Prozent des Gesamtbetrags der Einkünfte pro Jahr absetzen oder vier Promille der Summe der gesamten Umsätze und der im Kalenderjahr aufgewendeten Löhne und Gehälter (§ 10b Abs. 1 S. 1 EStG). Wer dennoch mehr spenden möchte, kann den Überschuss als „Spendenvortrag“ mit in das kommende Jahr nehmen und anrechnen lassen.

Nachweise immer einholen

Grundsätzlich gilt: Nichts muss, alles sollte. Denn seit dem 01. Januar 2017 wurde die vormals geltende Belegvorlagepflicht in eine Belegvorhaltepflicht umgewandelt. Der kleine, aber feine Unterschied: Während zuvor Spendenquittungen grundsätzlich in der Steuererklärung verlangt wurden, müssen sowohl Privatleute als auch Unternehmer diesen Nachweis nunmehr nur dann einreichen, wenn das Finanzamt ihn ausdrücklich verlangt (§ 50 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung). Und das kann auch rückwirkend bis ein Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids geschehen. Steuerzahler sollten den Spendenbeleg daher nicht nur immer anfordern, sondern auch mindestsens ein Jahr aufbewahren. Sonst droht eine fehlende Anrechnung des Finanzamts.

200-Euro-Regelung und Katastrophenfälle

Das Finanzamt handhabt Geldspenden bis 200 Euro leichter. Durch das vereinfachte Verfahren werden bei solchen Beträgen als Nachweise auch Bareinzahlungsquittungen der Bank oder ein einfacher Kontoauszug akzeptiert. Natürlich gilt auch hier: Alles auf Nachfrage. Zu sehen sein sollten dann jedoch die Kontonummer des Begünstigten, das Datum und der Spendenbeitrag. Einfache Überweisungsdurchschriften akzeptiert der Fiskus in der Regel nicht.

Das vereinfachte Verfahren gilt für Unternehmen auch in Ausnahmefällen. Katastrophenspenden, wie sie bei Hochwasser, Erdbeben oder Tsunamis häufig der Fall sind, unterliegen ebenfalls einer lockereren Regelung. Hier gilt: Unternehmer können Beträge über 200 Euro mit einem einfachen Kontoauszug oder einer Einzahlungsquittung von der Steuer absetzen. Die Voraussetzung ist jedoch, dass das Geld auf ein Sonderkonto eingezahlt wird, das für die Katastrophe eingerichtet wurde.

Angaben auf einer Spendenquittung

Zur Sicherheit sollten Unternehmer immer auf eine amtlich anerkannte Spendenquittung bestehen. Die meisten gemeinnützigen Organisationen stellen diese automatisch aus. Spenden Unternehmer an Weihnachten, dauert die Zusendung jedoch meist bis Februar. Die Spendenbescheinigung oder so genannte Zuwendungsbestätigung enthält alle relevanten Angaben, darunter den Namen des Spenders, den Empfänger der Spende und die Höhe der Spende.

Es muss nicht immer Geld sein

Unternehmer können statt Geld- auch Sachspenden leisten. Natürlich können sie auch diese bei der Steuer geltend machen. Voraussetzung hierfür ist eine Spendenbescheinigung, die den Spendengegenstand, das Alter der Ware, den Zustand und den geschätzten Wert angibt.

Sachspenden bergen jedoch einen Stolperstein. Stammen sie nämlich aus dem Betriebsvermögen, wird in der Regel Umsatzsteuer fällig. Ausschlaggebend ist dann jedoch nicht der Buchwert, sondern der Wiederbeschaffungswert. Spendet also ein Unternehmer einen Computer des Betriebs, der bis auf einen Euro abgeschrieben ist, an eine soziale Einrichtung und hat dieser einen Wiederbeschaffungswert von 100 Euro, werden 19 Prozent Umsatzsteuer fällig (§ 10 Abs. 4 UStG). Die Umsatzsteuer kann jedoch als Sonderausgabe (nicht Betriebsausgabe) geltend gemacht werden, insofern sie auf der Spendenquittung verzeichnet ist. In obigem Beispiel müssten also der Buchwert (1 Euro) und die Umsatzsteuer (19 Euro) auf dem Spendenbeleg stehen.

Wollen Unternehmer neben der Spende auch ihren Kunden eine kleine Aufmerksamkeit zukommen lassen, gibt es auch hier einiges zu beachten! Stichwort: Steuern! Vermittler, die dieses Jahr den “Weihnachtsmann” spielen, finden in diesem Blogartikel mehr Informationen.

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