Vorname, Nachname, Firma und Telefonnummer sowie E-Mailadresse – reicht das aus oder benötigt eine professionelle Signatur mehr, um zu überzeugen? Mit diesen Tipps gelingt es, die elektronische Post mit Bravour abzuschließen.
Diese Inhalte dürfen in der Signatur nicht fehlen
Bevor an der Optik der Signatur zu feilen begonnen werden kann, sollten zunächst einige inhaltliche Standards im Fokus stehen. Denn eine professionelle Signatur muss mehr enthalten als nur die Informationen über den Absender. Oft dient sie als professionelle Visitenkarte und Marketinginstrument. Folgende Inhalte sind üblich.
- Vorname und Nachname
- Position des Absenders im Unternehmen
- Name des Unternehmens
- Adresse
- Telefonnummer (bei internationalen Kontakten unbedingt die Vorwahl einfügen)
- Website
- E-Mail-Adresse
- Links zu sozialen Netzwerken
Pflichtangaben für Geschäftsadressen
Geschäftskunden müssen zudem in der Signatur folgende Inhalte angeben, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Diese Angaben sind in einer E-Mail-Signatur grundsätzlich Pflicht:
- Vollständiger Firmenname (wie im Handelsregister)
- Rechtsformzusätze (wie zum Beispiel OHG, GmbH, KG)
- Ort der Handelsniederlassung / Sitz der Gesellschaft
- das Registergericht
- die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist
- bei Kapitalgesellschaften: Namen der vertretungsbefugten Geschäftsführer, Aufsichtsratsvorsitzenden und Vorstandsvorsitzenden.
Vier Tipps für eine gelungene Signatur
Neben den Inhalten, die eine Signatur mindestens enthalten sollte, gibt es natürlich auch künstlerische Freiheiten. Stellt sich die Frage, welche Designs wirken am professionellsten? Bunt oder doch zu bunt? Mehr als ein Schrifttyp oder wirkt es zu wild? Und wie sieht es mit Bildanhängen aus? Hubspot gibt Nutzern vier Tipps zur Hand, um das Beste aus dem Design herauszuholen.
- Farbwahl: Maximal drei Farben sollte eine Signatur enthalten, um nicht zu sehr vom Inhalt der Signatur abzulenken. Außerdem ist es sinnvoll, die Farben des Firmenlogos aufzugreifen. Bei der Farbwahl ist es wichtig, das richtige zu betonen: Der Name sollte beispielsweise durch eine Fettung hervorstechen, alles Weitere wie der Jobtitel folgt darauf.
- Call-to-action: Es macht neugierig und verschafft im Idealfall neue Kunden oder Kooperationspartner. Beispielsweise kann derjenige in der Signatur auf die Facebookseite oder den Blog verweisen. Ein mögliches Tool, um diese Signatur zu realisieren, bietet beispielsweise hubspot. Aber: Die Inhalte sollten regelmäßig wechseln, um interessant zu bleiben. Ebenso ist es sinnvoll, ein Tool einzubauen, das Kunden bequem zu einem Link führt, mit dem sie Termine einbuchen können. Eine Möglichkeit ist etwa Calendly. Mehr Informationen, wie Hyperlinks in die Signatur eingebunden werden können, gibt es hier.
- Platz nutzen: Firmenlogos, Name und Kontaktinformationen oder ein anderes Marketingwerkzeug einfügen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, in seiner E-Mail einen richtigen Eye-Catcher einzubauen. Entweder über ein Profilbild – das jedoch sehr professionell gestaltet sein sollte – oder über das Firmenlogo beziehungsweise einem Banner für eine Veranstaltung oder ähnliches. Allerdings gilt dabei: Weniger ist mehr. Denn schnell wirkt die E-Mail zu überladen und lenkt den Leser ab oder überfordert ihn. Gelungene Beispiele einer farbenfrohen Signatur gibt es hier. Wer seine Signatur modern gestalten möchte, sollte mit entsprechenden Tools arbeiten. Der wenige Platz lässt sich bestmöglich nutzen, indem auf Leerzeichen statt Zeilenumbrüche zurückgegriffen wird. Wichtig zu beachten: Die Menschen sind mobil und lesen ihre E-Mails auch entsprechend auf dem Handy. Die Signatur sollte entsprechend mobile friendly sein: Also unbedingt eine große Schrift und ausreichend Whitespace – den Weißraum zwischen dem Text – einplanen. Das Design passt sich der Größe des Handy- oder Tabletbildschirms an.
- Aktive Links: Wer Links in seine Signatur einbaut, sollte sich versichern, dass diese auch auf die richtige Seite führen und Aufmerksamkeit erzielen. Um zu wissen, ob die Links auch funktionieren, sollten sie einen Trackingcode enthalten. Hilfreich sind UTM Codes. Wer Inspiration für eine gelungene Signatur sucht, wird auf der Homepage von WiseStamp eventuell fündig.
Diese Fehler passieren immer wieder
Trotz hilfreicher Tipps flattern immer wieder E-Mails ins Postfach, die ein Beispiel für misslungene Signaturen mit sich führen. Der Anhang zu groß, das Format wird nicht richtig dargestellt und im schlimmsten Fall landet die E-Mail direkt im Spamfilter. Vermutlich hat jeder schon solch ein Exemplar erhalten. Hier sind die gröbsten Fehler, die man vermeiden sollte.
- Die Signatur wird zentral erstellt, aber manuell bearbeitet: Dadurch kann der Quellcode einer E-Mail durcheinandergeraten. Anstelle von Bildern erscheinen rote Fehlerkreuze in der Signatur. In solchen Fällen sollte das Design besser in Profihand bleiben.
- Das Gleiche gilt für kopierte Signaturen: Wer etwa Inhalte des Kollegen kopiert, übernimmt auch die Fehler des Originals.
- Das Logo des Unternehmens per Copy Past übernehmen: Egal, mit welchem E-Mail-Signatur-Editor Inhalte kopiert und eingefügt werden, sie werden immer als fremdes Element angezeigt und womöglich als Spam markiert beziehungsweise im Posteingang des Empfängers nur als Anhang mitgeschickt.
- Die Signatur ist mit Word verfasst: Dabei handelt es sich um einen klassischen Fehler, da in Word die Möglichkeiten sehr beschränkt sind. Schließlich handelt es sich um einen Texteditor und weniger um ein Design-Tool. Darüber hinaus übernimmt derjenige beim Kopieren des Entwurfs auch eine Menge Quellcode, der in der E-Mail überflüssig ist. Dadurch schwillt die Dateigröße unnötig an.
- Verlinktes Logo existiert nicht mehr: Wer unsicher ist, sollte das Bild besser einbetten und nicht verlinken.
- Veraltete Kontaktdaten. Der Fehler spricht für sich – die Kontaktdaten sollten stetig überprüft werden. Auch Hinweise auf bereits vergangene Events wirken unprofessionell.
- Das eingefügte Bild in der Signatur ist zu groß, sodass eine eigentlich leere E-Mail schon mehr als ein Megabyte überschreitet. Das Bild sollte ausschließlich über die Signatur eingefügt werden, und zwar in der Größe, in der es dargestellt werden soll.
Mehr Informationen zum Thema finden Interessierte in folgenden Beiträgen:
- Juristisch wasserdichte Signatur in der E-Mail
- DSGVO in der E-Mail-Signatur
- Sechs Tools für digitale Kommunikation
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