Juristisch geprüft: Darf ich mein privates Handy im Dienst nutzen?

Die Nutzung des privaten Mobiltelefons im Beruf ist praktisch: Schnell von zu Hause aus noch eine Nachricht an den Kunden schicken, vielleicht ein wichtiges Telefonat im Auto führen oder die nächsten Termine planen. Smartphones sind im Laufe der letzten Jahre zu wahren Multitalenten mutiert, kaum wegzudenken aus dem Alltag. Allerdings gibt es diverse rechtliche Hindernisse für Makler, die ihr privates Handy im Dienst nutzen wollen. Jurist und Datenschutzprofi Bartlomiej Zornik weiß Rat.

Datenkraken aus Amerika

Die erste Frage, die sich für Makler stellt, wenn sie ihr eigenes Handy im Dienst benutzen wollen, ist: Darf ich das überhaupt? Hier liegt es, so Zornik, am Arbeitgeber. Dieser legt fest, wie die Handynutzung im Betrieb geregelt ist. Allerdings kann er nicht über die Inhalte der privaten Handys seiner Mitarbeiter verfügen. Dürfen Mitarbeiter ein privates Handy im Dienst benutzen, ist bei der Software Vorsicht geboten. Denn Apps von ausländischen Anbietern, beispielsweise Social Media-Portale, speichern ihre Daten für gewöhnlich auf ausländischen Servern. Problematisch wird das, sobald diese Apps die Möglichkeit haben, auf das Handy-Adressbuch zuzugreifen. Sollte ein Kontakt etwa kein WhatsApp benutzen und auf diese Weise trotzdem auf einem amerikanischen Server landen, kann ein Verstoß gegen das Datenschutzrecht vorliegen.

Verschlüsselt von zu Hause aus

Falls Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, bietet sich eine Verschlüsselung der Internetverbindung an. Zum Beispiel mittels VPN-Tunnel oder Token-System. Sobald ein Mitarbeiter aber Firmendaten auf seinem Handy speichert, ist Vorsicht geboten: Denn erstens kann der Arbeitgeber keine Kontrolle mehr darüber ausüben und zweitens schreibt die DSGVO in solchen Fällen eine Meldepflicht vor. Von der Speicherung von beispielsweise gewerblichen E-Mails auf dem privaten Handy rät der Jurist dringend ab.

Bei Social Media verhält es sich ähnlich: Sobald der Mitarbeiter neben dem Social Media Account auch den Messenger privat speichert, wird es kritisch. „Nicht selten kommt es vor, dass Bewerbungen, sonstige personenbezogene Daten oder auch besonders sensible Daten über diesen Kommunikationsweg ihr Ziel finden“, warnt der Jurist Zornik. Maklern gibt er in diesem Zusammenhang folgende Tipps:

• Eine Liste mit auf den Account zugriffsberechtigten Personen erstellen
• Das Kennwort für die Firmenaccounts nie auf den privaten Handys speichern
• Nach dem Nutzen der Social Media Accounts stets abmelden
• Bei Mitarbeiteraustritt das Account-Passwort ändern

Arbeiten in der Cloud

Doch wie schützt ein Makler sich nun vor datenschutzrechtlichen Untiefen? Muss ein zweites Handy her, das ausschließlich für den geschäftlichen Gebrauch gedacht ist? Nein, befindet Bartlomiej Zornik. Zwar können Arbeitgeber ein Firmenhandy austeilen und auf diesem auch die Installation bestimmter Sicherheitssoftwares vorschreiben. Doch die Arbeit von der Cloud aus ist eine besonders gute Alternative zum Firmenhandy.

„Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von Software zum Thema Cloud-Technologie, Passwortmanager, Ortungsdienste und den Fernzugriff auf meine Hardware.“ – Bartlomiej Zornik, Jurist bei der Kanzlei van Velzen

Mein privates Handy im Dienst und Datenschutz

Sollten sensible Firmen- oder Kundendaten an Dritte gelangen, können empfindliche Haftstrafen drohen. Für gewöhnlich treffen diese den Eigentümer des Mobiltelefons. „Die Strafen beginnen bei Bußgeldern seitens der Behörde, wobei die Höhe in Abhängigkeit zu verschiedenen Faktoren steht“, erklärt Zornik. „Weiterhin kann es zu zivilrechtlichen Schadensersatzansprüchen seitens der betroffenen Personen kommen, von welchen Daten abhanden gekommen sind.“

Für Makler, die hinsichtlich des Datenschutzes und der digitalen Prozesse ihres Büros sicher gehen wollen, empfiehlt Zornik eine ausführliche Datenschutzberatung.

Titelbild: © Pexels / pixabay.com, Beitragsbild: © Bartlomiej Zornik