Wer den ersten „Harry Potter“-Film gesehen hat, wird die Szene kennen: Harrys garstiger Onkel will verhindern, dass Harry seinen Schulbrief bekommt. Mit jeder Maßnahme vermehrt sich die Anzahl der an den Jungen adressierten Umschläge. Irgendwann rauscht eine gewaltige Papiermenge durch den Schornstein und füllt das gesamte Wohnzimmer.
Damit Ihr im Büro nicht von so einer Papierlawine erschlagen werdet, geben wir ein paar Tipps.
Wer sind die schlimmsten Produktivitätskiller?
Es gibt so einige Dinge, die Euch vom effizienten Arbeiten abhalten, fliegende Briefe mal ausgenommen. Zu viele E-Mails, Ablenkungen und andere Störfaktoren sorgen laut einer Studie von der AKAD University dafür, dass nur drei von fünf Arbeitstagen effizient sind. Dabei sorgen Ablenkungen für 23 Prozent des Arbeitszeitenverlusts, Ineffizienz macht 25 Prozent aus.
Das Wichtigste zuerst
Eine Prioritätenliste ist für jeden Makler das A und O erfolgreicher Organisation. Die wichtigsten Aufgaben solltet Ihr stets zuerst abarbeiten, ganz besonders die, die weniger als drei Minuten Eurer Zeit in Anspruch nehmen. Wer sich mit professioneller Organisation auseinandersetzt, stößt früher oder später auf das sogenannte „Eisenhower-Prinzip“. Das Prinzip teilt alle Aufgaben in eine von vier verschiedenen Kategorien ein, je nachdem, wie wichtig die jeweilige Aufgabe ist.
| dringend | nicht dringend | |
| wichtig | 1. | 2. |
| unwichtig | 3. | 4. (oder Mülleimer) |
Sollte eine Aufgabe mit der Stufe vier zu klein oder sogar schon irrelevant sein, wenn Ihr sie euch vornehmt, so könnt Ihr überlegen, ob sie nicht im Mülleimer besser aufgehoben ist.
Alles hat seinen Platz
Je aufgeräumter Euer Arbeitsplatz ist, umso leichter lässt es sich arbeiten. Dabei gibt es folgende Maßnahmen, die Euch dabei helfen, benötigte Unterlagen schneller zu finden und damit auch schneller zu arbeiten.
- Posteingang
Verkompliziert Euren Alltag nicht mit markierten Körbchen für Eure Briefe. Eine einzelne Schale reicht. - Unterlage beim Lesen
Ein eigenes Fach für Dinge, die „nicht so wichtig sind“, ist praktisch. Allerdings solltet Ihr dieses Fach auch von unten aus abarbeiten, damit der Stapel nicht bis zur Unendlichkeit wächst. Magazine und Zeitungen, die Ihr zu lange nicht anfasst, solltet Ihr ohne Gnade wegwerfen. Generell gilt: Seid nicht zu zimperlich, Euch von Papier zu trennen, wenn Ihr es nicht mehr braucht oder die darauf vorhandenen Daten verwertet habt. - Kontakte
Kunden- und Kollegendaten, Telefonlisten und Ähnliches fühlen sich in einem Folienordner am liebsten. Ihr müsst nicht lange suchen und habt alles auf einen Blick. - Büroutensilien
Stifte, Tacker, Tesafilm – das alles gehört in die oberste Schublade. So sind Eure Utensilien immer nur einen Handgriff entfernt. - Eigene Aufgaben
Wenn Ihr schon Unterlagen auf den Tisch legt, dann am besten nur welche, die Ihr gerade auch braucht. Arbeitet einen Fall ab, legt die Akten weg, und holt den nächsten heraus. Auf diese Weise bleibt Eure Konzentration immer schön bei dem Dokument, das gerade wichtig ist. - Teamprojekte
Hier gilt dasselbe wie bei Punkt fünf. Nur dass das ganze Team entscheidet, wo die Unterlagen liegen bleiben. Wenn alle Beteiligten gleich schnell darauf zugreifen können, ist Euer Ziel erreicht. - Terminverwaltung
Hier kommt das sogenannte Schreibtischbuch ins Spiel. Es kann physisch oder digital sein, wichtig ist aber, dass Ihr Aufgaben und Projekte sinnvoll verknüpft und jeden Tag die wichtigsten Aufgaben des nachfolgenden Tags einsehen könnt.
Vorbild Besteckschublade
Das Auge isst mit – das gilt auch im Büroalltag. Wissenschaftlern der University of Minnesota zufolge wirkt sich der Zustand des Arbeitsplatzes direkt auf die Arbeitsmoral aus. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz fördert gewissenhaftes Verhalten. Wenn Ihr immer wisst, wo Ihr was suchen müsst – wie die Gabeln im Gabelfach – spart Ihr viel Zeit.
Feierabend
Je aufgeräumter Euer Schreibtisch am Ende des Tages ist, desto besser. Nehmt Euch noch Zeit, die Aufgaben von morgen ins Auftragsbuch zu schreiben, und sortiert Liegengebliebenes in die dafür vorgesehenen Ordner, Ringbücher oder Hefter. Am nächsten Tag könnt Ihr dann gleich wieder hochmotiviert starten.
Titelbild: © Leszek Czerwonka/Fotolia
