Juristisch geprüft: Sicheres Filesharing im Maklerbüro

Juristisch geprüft: Sicheres Filesharing im Maklerbüro
filesharing

Das Teilen von Dateien mit anderen Usern über das Internet – das ist Filesharing. Entweder geschieht das über einen Cloud-Dienst oder Online-Plattformen wie Mega Upload. Wie Chip berichtet, bieten User häufig Musik oder Videodateien auf eine solche Weise an, aber auch Software. Die Dateien liegen für gewöhnlich auf bestimmten Servern, von wo aus User sie herunterladen können. Filesharing ist grundsätzlich nicht illegal, doch viele Plattformen missachten das Urheberrecht. Schnell mal ein paar Akten oder einen Vertrag an die Kollegen schicken – es könnte so einfach sein, wären die rechtlichen Fallstricke nicht. Wie können Makler ohne Bedenken auf Filesharing zurückgreifen? Wir haben mit Bartlomiej Zornik, Jurist und Datenschutzprofi bei der Kanzlei van Velzen, gesprochen.

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Quelle: Statista
Redaktion: Herr Zornik, ist es Maklern ohne Bedenken möglich, Filesharing zu nutzen?
Bartlomiej Zornik Filesharing legal
Bartlomiej Zornik

Bartlomiej Zornik: Das kommt darauf an. Es bedarf einer Vorprüfung, wenn ein Makler einen Filesharing-Dienst in Anspruch nehmen will. Zunächst sollte er sich den Anbieter genauer anschauen. Hat dieser seinen Sitz in Deutschland oder in einem Mitgliedstaat der EU? Falls ja, ist die erste Hürde genommen. Ferner sollte der Makler sich darüber klar sein, welche Daten er teilen möchte. Sind es anonyme Daten? Oder Daten von juristischen Personen, etwa einer GmbH oder AG, die grundsätzlich keine personenbezogenen Daten, etwa allgemeine Versicherungsbedingungen, beinhalten, so kann er den Dienstanbieter meistens bedenkenlos nutzen.

Redaktion: Wie ist das mit anderen Dokumenten, zum Beispiel welchen mit Adressdaten?

Bartlomiej Zornik: Da muss der Makler gewisse Einwilligungen einholen. Es empfiehlt sich zudem, die eigene Datenschutzerklärung zu erweitern. Der konkrete Dienstanbieter, der Zweck und natürlich der Umfang der Einwilligung sollten Inhalt der Erweiterung sein. Hierbei ist es angeraten, sich helfen zu lassen, um rechtssicher vorzugehen. Und zuletzt ist ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV) mit dem Dienstanbieter abzuschließen. Dieser regelt die wesentlichen Rechte und Pflichten.

Redaktion: Sie hatten eben erwähnt, dass die Server im besten Fall in Deutschland oder innerhalb der EU stehen. Warum?

Bartlomiej Zornik: Nun, wenn der Anbieter eines Filesharing-Dienstes seine Server im Ausland oder im EU-Ausland stehen hat, kann es sein, dass das Datenschutzniveau nicht ausreicht. Im Falle einer Datenpanne steht dann der Makler in der Haftung. Und wenn die Datenschutzbehörde ein Bußgeld verhängt, sollte man stets mit fünfstelligen Strafzahlungen rechnen, je nach Schwere und Verschulden.

Redaktion: Wie sollten Makler vorgehen, wenn sie Filesharing nutzen wollen?

Bartlomiej Zornik: Neben einer vollständigen Datenschutzerklärung und transparenten Inhalten sind, wie gesagt, ADV zu installieren. Weiter ist es vorteilhaft, wenn der Datenverkehr verschlüsselt stattfindet. Wir unterscheiden hier zwischen der Inhaltsverschlüsselung und der Transportverschlüsselung. Die Verschlüsselung wird von der DSGVO angeraten und sollte bei personenbezogenen Daten in Betracht gezogen werden.

Mehr über Bartlomiej Zornik und das Thema Datenschutz gibt es auf der Webseite www.privacynow.one.

Titelbild: ©Michelle Silke/ stock.adobe.com, Beitragsbild: © Bartlomiej Zornik

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