Juristisch geprüft: So ist meine E-Mail-Signatur absolut wasserdicht

Die richtige Anrede und Grußformel kennt jeder. Aber was gehört aus juristischer Sicht in eine geschäftliche E-Mail? Der Münchner Anwalt Martin Wrege ist Partner der Rechtsanwaltsgesellschaft KSW LEGAL. Einer seiner Beratungsschwerpunkte ist der Bereich Gründungs- und Unternehmensberatung. Wir haben ihn befragt, worauf es bei der E-Mail-Signatur ankommt.

Redaktion: Herr Wrege, was gehört aus juristischer Sicht in eine E-Mail-Signatur?

Martin Wrege: Zunächst einmal der vollständige Firmenname, und zwar genauso wie er im Handelsregister steht. Das impliziert auch die Rechtsformzusätze wie zum Beispiel e.K., OHG, KG, GmbH, AG, UG (haftungsbeschränkt), Ltd. und so weiter. Als nächstes folgt der Ort der Handelsniederlassung beziehungsweise der Sitz der Gesellschaft. Danach das Registergericht und die Handelsregister (HR)- Nummer. Bei Kapitalgesellschaften müssen abschließend die Namen der vertretungsberechtigten Geschäftsführer oder Vorstände genannt werden. Bei Aktiengesellschaften zudem auch die Aufsichtsratsvorsitzenden.

Redaktion: Gibt es denn Vorgaben, wie meine E-Mail-Signatur auszusehen hat?

Martin Wrege: Vom Gesetz her sind zwar weder Schriftform noch Textform zwingend notwendig (§ 126 l BGB, § 126 a BGB), in der Praxis hat sich jedoch ein Header oder Footer mit den eben erwähnten erforderlichen Angaben durchgesetzt. Ein Link auf das Webseiten-Impressum genügt jedoch nicht.

Alle weiteren Angaben sind freiwillig, aber durchaus sinnvoll, wenn es um die Kontaktaufnahme geht. Dazu zähle ich Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse, die Adresse der Homepage oder Kontaktmöglichkeiten auf Businessportalen wie Xing oder LinkedIn.

“Eine Umsatzsteuer-Identifizierungsnummer (Ust.-ID) beziehungsweise Steuernummer, wie man sie so häufig sieht, muss übrigens schon seit 2004 nicht mehr angegeben werden. Auf Rechnungen hingegen schon.” – Martin Wrege, KSW LEGAL

Redaktion: Warum benötige ich ein E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur? Und für wen gilt die Impressumspflicht?

Martin Wrege: Nach dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) besteht seit dem 1. Januar 2007 eine Impressumspflicht in Geschäftsbriefen gleich welcher Form, also auch in E-Mails.

Betroffen davon sind alle im Handelsregister eingetragenen Personen und Kapitalgesellschaften sowie für eingetragene Kaufleute. Gewerbetreibende ohne Handelsregister-Eintrag hingegen haben keine Vorschriften, was Geschäftsbriefe und E-Mails betrifft. Seit Inkrafttreten des Mittelstandentlastungsgesetzes vor zehn Jahren muss dieser Personenkreis auch keinen Namen mehr angeben. IHK und Handwerkskammer empfehlen jedoch die Angabe des Namens und der Geschäftsanschrift.

Redaktion: Und was passiert, wenn ich gegen diese Pflicht verstoße?

Martin Wrege: Dann drohen Zwangsgelder bis zu 5.000 Euro. Diese können nach § 14 HGB auch öfter verhängt werden. Eine Abmahnung von Konkurrenten hingegen ist nicht möglich, da § 3 a des Gesetzes gegen Unlauteren Wettbewerb (UWG) nicht ausreichend erfüllt ist. Im Einzelfall kann aber der Tatbestand der Irreführung erfüllt sein.

Unter Umständen besteht Schadenersatzpflicht, wenn absichtlich Angaben “weggelassen” wurden oder falsch sind. Zudem können bei bewusster Täuschung auch noch andere Straftaten vorliegen.

Redaktion: Herr Wrege, wir bedanken uns für diese wichtigen Informationen.

Checkliste für die Pflichtangaben der E-Mail-Signatur

Zur besseren Übersicht haben wir noch einmal zusammengefasst, welche Angaben eine E-Mail-Signatur grundsätzlich enthalten muss:

• Vollständiger Firmenname (wie im Handelsregister)
• Rechtsformzusätze (wie zum Beispiel OHG, GmbH, KG)
• Ort der Handelsniederlassung / Sitz der Gesellschaft
• das Registergericht
• die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist
• bei Kapitalgesellschaften: Namen der vertretungsbefugten Geschäftsführer, Aufsichtsratsvorsitzenden und Vorstandsvorsitzenden.

Titelbild: © anyaberkut / Fotolia.com: Beitragsbild: Martin Wrege