Juristisch geprüft: Datenschutz im Home Office

Der „Große Lockdown“ hält die Welt weiter in Atem. Nach wie vor arbeiten Menschen rund um den Globus von zu Hause aus. Priori Data zufolge hatte etwa das Online-Videotool „Zoom“ eine Vervielfachung seiner Downloadzahlen zu verzeichnen. Der Branchentitan Skype versammelt täglich 59,1 Millionen Nutzer. Allerdings gibt es im Home Office einige rechtliche Fallstricke, die Unternehmen beachten sollten. Wir haben beim Juristen und Datenschutzprofi Bartlomiej Zornik von der Kanzlei van Velzen nachgefragt.

Datenschutzproblem Zoom

Im Home Office bleibt die Nutzung von digitalen Tools kaum aus, will der Arbeitnehmer weiterhin mit seinem Team kommunizieren. Ein Beispiel, was dabei alles schiefgehen kann, lieferte vor einigen Wochen das Videotool Zoom. Wie das Magazin The Intercept berichtet, war das Marketing irreführend, die Calls nicht End-to-End-verschlüsselt. Dem Business-Insider zufolge gingen auch Klagen gegen Zoom wegen einer Verbindung zu Facebook ein.

Redaktion: Herr Zornik, während des „Großen Lockdowns“ müssen Maklerbüros umdenken. Dürfen Makler ihre Kunden einfach mittels digitaler Tools weiter beraten?

Bartlomiej Zornik: Hierbei ist zu beachten, dass bei digitalen Tools regelmäßig eine Datenweitergabe an Drittunternehmen stattfindet. Jedes Maklerunternehmen sollte individuell sicherstellen, dass die eigene Datenschutzerklärung eine Passage zur Nutzung der entsprechenden Software enthält. Sofern das Maklerunternehmen hier fehlerhaft vorgeht, kann unter Umständen ein Datenschutzverstoß vorliegen.

Redaktion: Wie sieht es mit der internen Kommunikation aus? Dürfen Makler zum Beispiel wichtige Dokumente per digitalem Tool an ihre Mitarbeiter verschicken?

Bartlomiej Zornik: Sowohl die Kommunikation innerhalb des Unternehmens als auch die mit den Kunden sollte verschlüsselt stattfinden. Insbesondere dann, wenn es sich um sensible Daten handelt. Für den Versand von Dokumenten eignen sich zum Beispiel Cloud-Systeme. Auch die Nutzung von End-to-End-Verschlüsselung oder eine Passwortsicherung auf den Dokumenten können dabei helfen, die Kommunikation datenschutzrechtlich sicherer zu gestalten.

Redaktion: In welchem Fall ist die Nutzung solcher Systeme problematisch?

Bartlomiej Zornik: Grundsätzlich gilt zu prüfen, ob der gewählte Dienstleister digitaler Tools seine Server in Deutschland hat und die Richtlinien der DSGVO einhält. Recherche im Vorfeld kann hier viel Ärger im Nachhinein ersparen. Das prominenteste Beispiel hierfür ist die amerikanische Plattform Zoom, bei der jüngst ein Datenleck entdeckt wurde.

Redaktion: Wie müssen Unternehmen sich aufstellen, um hier datenschutzrechtlich sicher zu arbeiten?

Bartlomiej Zornik: Zunächst einmal ist es für den Makler wichtig, die Einwilligungen der Kunden einzuholen, wenn es um die Nutzung spezifischer Software geht. Das ist sozusagen die Grundlage im Kundenverhältnis. Unternehmensintern sollten Makler prüfen, ob eine Auftragsdatenverarbeitung mit dem Dienstleister notwendig ist. Außerdem gilt es, das eigene Verarbeitungsverzeichnis zu aktualisieren. Für die aktuelle Home Office-Phase ist es für Unternehmen ratsam, eine eigene Home Office-Richtlinie aufzusetzen. Darin sind die Details der Zusammenarbeit von zu Hause aus geklärt. Hierzu können Makler spezialisierte Anwaltskanzleien wie uns kontaktieren.

Redaktion: Herr Zornik, vielen Dank für Ihre Zeit und die wertvollen Einblicke!

Die Homepage Privacynow.one bietet weitere Tipps von Bartlomiej Zornik rund um das Thema Datenschutz. Auf unserem Blog stellen wir darüber hinaus alle Informationen für einen erfolgreichen Start ins Home Office vor.

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Beitragsbild: © Bartlomiej Zornik