Faxen beim Datenschutz: „Ungefähr so sicher wie eine offene Postkarte“

Das Faxgerät verschwindet aus den deutschen Büros. Digitale Lösungen laufen ihm den Rang ab. Außerdem kämpft das Faxgerät mit dem Datenschutz.

Geschichte des Faxgeräts

27. Mai 1843: Der schottische Mechaniker und Erfinder Alexander Bain bekommt das britische Patent für das erste Faxgerät überhaupt. Nutzer konnten damit Handschriften oder Zeichnungen elektrisch übertragen, doch für den Massenmarkt war das Gerät dem SWR zufolge lange noch nicht ausgereift. Seinen Durchbruch hatte das Faxgerät in den Achtzigern und Neunzigern. Kaum mehr ein Büro kam ohne eines aus.

28 Prozent wissen nichts vom Fax

Heute aber haben E-Mail und Telefon das Faxgerät abgelöst. Einer Umfrage des Branchenverbands Bitkom zufolge wissen 28 Prozent der Sechs- bis Achtzehnjährigen nicht, was ein Faxgerät ist. In deutschen Unternehmen hingegen findet das Faxgerät durchaus noch Anwendung. Wie der Bitkom Digital Office Index 2018 offenlegt, kommunizieren 37 Prozent der Unternehmen noch „sehr häufig“ per Fax, 25 Prozent immerhin „häufig“.

Versicherungsvermittler faxen noch

Und wie sieht es bei den deutschen Versicherungsvermittlern und -maklern aus? Dazu haben wir in diversen Social Media-Fachgruppen nachgefragt. Die Mehrheit besitzt ein Faxgerät, nutzt es jedoch nur selten (43,9 Prozent). Ein knappes Viertel (24,6 Prozent) nutzt das Faxgerät häufig. Jeder Fünfte besitzt kein Faxgerät (21,4 Prozent). Dafür aber greifen 6,2 Prozent auf die Faxfunktion ihres Routers zurück. Und einer der Befragten gab an, dass er extra ein Faxgerät einrichten musste, weil zwei Drittel der Anträge mit dem Fax kamen.

Faxgerät und Datenschutz

Doch nicht nur E-Mail und Telefon laufen dem Fax den Rang ab, auch gibt es hinsichtlich des Datenschutzes Probleme beim Faxgerät. Der Bremer Landesbeauftragten für Datenschutz zufolge ist das Telefax nicht mehr datenschutzkonform. Ihr zufolge liegt das an technischen Änderungen in den Telefonnetzen – es gibt keine exklusive Ende-zu-Ende-Telefonleitung mehr für den Versand von Faxen. Ist es für Versicherungsvermittler überhaupt noch erlaubt, Faxe zu verschicken? Dazu haben wir bei Andreas Sutter nachgefragt, Leiter der Datenschutzabteilung bei der disphere interactive GmbH und spezialisierter Datenschutzbeauftragter im Versicherungswesen.

Redaktion: Herr Sutter, ist die berufliche Nutzung von Faxgeräten für Makler datenschutzrechtlich sicher?

Andreas Sutter: Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Jede Art von Übermittlung personenbezogener Daten birgt datenschutztechnische und -rechtliche Risiken. Durch die Umstellung der Telekommunikationssysteme auf VoIP beziehungsweise FoIP, also – vereinfacht gesagt – den paketweisen Faxversand per Internetprotokoll, entspricht die Sicherheit der Faxübertragung der einer unverschlüsselten E-Mail. Im Wesentlichen hängt es vom datenschutzrechtlichen Risiko ab, ob die Kommunikation auf dem Fax-Weg datenschutzrechtlich zulässig ist (Art. 32 Abs. 1 DSGVO).

Redaktion: Es geht also darum, wie sensibel die zu übermittelnden Daten sind?

Andreas Sutter: Korrekt. Der Versicherungsvermittler wird das Fax regelmäßig zur Übermittlung sensibler Daten nutzen, zum Beispiel Anträge oder Kündigungen. Hier ist das Risiko hoch, der Faxversand demnach grundsätzlich unzulässig. Anders sieht das bei Geburtstagsgrüßen oder Event-Einladungen aus – die sind hier unkritisch. Das LDI NRW macht deutlich: „Sensible personenbezogene Daten, etwa Sozial-, Steuer-, Personal- und medizinische Daten dürfen nur im Ausnahmefall unter Einhaltung zusätzlicher Sicherheitsvorkehrungen übertragen werden.“

Redaktion: Welche Risiken können bei der Nutzung eines Faxgeräts entstehen?

Andreas Sutter: Da der Faxversand unverschlüsselt erfolgt, entspricht das Sicherheitsniveau etwa dem einer offenen Postkarte. Es besteht die Gefahr, dass personenbezogene Daten in die Hände unberechtigter Dritter gelangen, was eine Verletzung der Vertraulichkeit bedeutet. Weiterhin kann es sein, dass das Fax manipuliert wird – hier liegt dann eine Verletzung der Integrität vor.

Redaktion: Und wenn es sich um Daten mit geringem Risiko handelt?

Andreas Sutter: In dem Fall sind dennoch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen einzuhalten. Zum Beispiel die Abstimmung der Sendezeit und des Empfangsgeräts mit dem Empfänger.

Redaktion: Welche Dokumente sollten Vermittler eher nicht faxen?

Andreas Sutter: Vom Faxversand aller Dokumente, die Versicherungsdaten enthalten, ist abzuraten. Das gilt besonders für Dokumente, die Finanz- oder Gesundheitsdaten enthalten.

Redaktion: Was sind gute Alternativen zum Faxgerät?

Andreas Sutter: Das Faxgerät wird gerne zur Wahrung der Schriftform genutzt. Für den Umgang mit Gerichten gelten besondere Vorschriften, die jedoch nicht auf die Kommunikation des Vermittlers mit dem Versicherungsnehmer oder Versicherer übertragbar sind. Die Schriftform, die der Versicherer oder das VVG anfordert, etwa bei Lebensversicherungsanträgen, ist auch bei einer E-Mail gewahrt, in deren Anhang sich der Scan eines unterschriebenen Originals befindet. Mail und Anhang können mit relativ einfachen Mitteln verschlüsselt werden. Das macht die verschlüsselte Mail zur besten Alternative.

Redaktion: Und wie kann man sicherstellen, dass das Dokument tatsächlich auch beim Empfänger eingeht?

Andreas Sutter: Das ist sowohl bei Mail als auch beim Fax dieselbe Problematik. Wer Dokumente beweissicher zustellen will, muss auf einen Boten zurückgreifen. Dieser kann die Zustellung bezeugen.

Redaktion: Wenn nun ein Vermittler an seinem Faxgerät festhalten will, welche Aufgaben kann es noch erfüllen?

Andreas Sutter: Ich kann mich keinen Grund vorstellen, weswegen ein Fax für einen Vermittler unverzichtbar ist. Für kaufmännische Aufgaben, die man damit erledigen kann – etwa die Bestellung von Büromaterial – gibt es mittlerweile fast überall deutlich bequemere Lösungen. Vor dem Hintergrund der Datenschutzrisiken fällt der Verzicht oder die Abschaffung des Telefaxes vielleicht sogar leichter.

Titelbild: ©Oliver/stock.adobe.com, Beitragsbild: @ Andreas Sutter