Ein vollgestellter Arbeitsplatz, ein überquellendes Mailpostfach und Unmengen an Datenmüll. Unordnung verschlechtert das Wohlbefinden und die Arbeitsweise von Mitarbeitern. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese analog oder digital vorliegt. Für Mitarbeiter stellt sich also die Frage, wie halten sie ihre digitalen Geräte am besten sauber? Und welche Auswirkungen hat das digital cleaning auf die Arbeit?
Unordnung führt zu Stress und Ablenkung
Das Wissenschaftsmagazin Spektrum zeigte in einer Ausgabe die Auswirkungen einer unordentlichen Wohnung auf. In einer Studie untersuchten australische Forscher, wie sich Unordnung auf das Befinden auswirkt. Ihre Ergebnisse zeigten, dass besonders Frauen einen erhöhten Kortisolspiegel aufwiesen, der auf mehr Stress hindeutete. Ihre Laune verschlechterte sich im Laufe des Tages. Männer waren davon weniger betroffen. Ebenso war auch die Leistungsfähigkeit beeinträchtigt, je unordentlicher die Umgebung war. Im Chaos verliere man sprichwörtlich und im wahrsten Sinne des Wortes schneller den Überblick. Wer sich also auf eine Sache konzentrieren möchte, sollte dies in einer “sauberen” Umgebung tun, um nicht allzu abgelenkt zu werden. Andererseits könne Unordnung auch die Kreativität anregen, merkten die Studienleiter an: Selbst Albert Einstein soll ein ziemlicher Chaot gewesen sein.
Wer sich aber nicht in dieselbe Gruppe wie das Physikgenie einordnen kann, sollte an seinem Arbeitsplatz auf Ordnung achten. Das gilt genauso für seinen digitalen Workspace. Für effiziente Wege in den sogenannten “digitalen Minimalismus” gibt es zahlreiche Tipps und Hilfestellung. Das Onlinemedium utopia.de beispielsweise bietet dazu eine Mindmap, um Ordnung zu schaffen. Drei Schritte seien dazu notwendig: Software reduzieren und unnötige Dateien löschen, eine übersichtliche Ordnerstruktur schaffen und ein weitestgehend leerer Desktop.
Mit der richtigen Struktur Übersicht bewahren
Bevor Mitarbeiter diesen Schritt gehen, sollten sie vorab sicherstellen, welche Apps und Software auf dem PC oder Laptop installiert sind – und welche davon überhaupt sinnvoll erscheinen. Der gleiche Vorgang folgt bei der Ordnerstruktur: Was bleibt, was geht? Am besten sollten Mitarbeiter ihre jetzige Ordnerstruktur schriftlich festhalten. Dafür reichen Zettel und Stift oder eben eine Mindmap mit der aktuellen Organisation. Eine mögliche Aufteilung erfolgt etwa in den drei Gruppen ‘Freiberufliche Tätigkeit’, ‘Bildung’ oder ‘Downloads’. Zu guter Letzt ist der Desktop an der Reihe. Dort sollte eigentlich immer Ordnung herrschen und nur die wichtigsten Programme und Verknüpfungen zu finden sein. Also diese, die zum Arbeiten notwendig sind. Denn wie in der eigenen Wohnung auch, hilft Ordnung, den Blick für das Wesentliche zu schärfen und Stress zu mindern.
Im digitalen Minimalismus ist die ‘7-Ordner-Regel’ verbreitet. Der Ursprung dieser Ordnung liegt in der Kognitionspsychologie. Diese besagt, dass Menschen nur sieben Einheiten in ihrem Arbeitsgedächtnis speichern können. Außerdem sind bei dieser geringen Anzahl an Ordnern alle auf einen Blick erfassbar. Darüber hinaus sollten diese Hauptordner nicht mehr als zwei weitere Ebenen haben. Der Gedanke dahinter ist, dass so jeder Ordner mit nur drei Klicks geöffnet werden kann.
digital cleaning: Auf diese Weise die Ordnerstruktur anlegen
- Welche Themenbereiche befinden sich auf der Festplatte? Eine gewisse Grundstruktur befindet sich auf den meisten Geräten bereits: Fotos, Musik, Dokumente. Dieser Aufbau lässt sich ausbauen.
- Was sind die sieben Hauptthemen?
- Den zweiten Schritt für die zweite und dritte Ordnerebene wiederholen. Beispielsweise können auch Kontaktlisten und Rechnungen dort angelegt werden
Es bietet sich an, die neue Ordnerstruktur zu entwickeln, bevor die Daten aus den alten Ordnern verschoben werden. Im besten Fall die neuen Ordner immer mit ‘NEU’ versehen, um Verwechslungen vorzubeugen. Und sind die Dateinamen über die Suchfunktion leicht zu finden? Ein sinnvolles Schlüsselwort ist empfehlenswert. Bei Artikeln kann der Name zum Beispiel aus der Kombination Autor, Jahr und Thema bestehen. Bei Fotos ist es hilfreich, den Namen mit dem Datum zu beginnen. Auf diese Weise werden sie chronologisch sortiert.
Beim Verschieben der Dateien kann es vorkommen, dass auch einige doppelte Dateien angezeigt werden. Diese sollten Mitarbeiter auf jeden Fall löschen. Um gezielt nach Dopplungen zu suchen, bietet sich die App “Anti-Twin” an. Als letzten Schritt die vorherige Ordnerstruktur löschen.
digital cleaning: Ist eine neue Struktur notwendig?
Wer nicht sicher ist, ob er mal digital ausmisten soll, kann sich anhand dieser Fragen die Entscheidung vereinfachen. Das manager magazin hat sich dazu ein paar Kriterien als Orientierungspunkt überlegt.
- Finden Sie sich jederzeit in Ihrem Büro zurecht? Damit ist die Frage gemeint, wie schnell man Dateien ablegen und auch finden kann. Als Maßstab gilt: Es sollte nicht länger als 20 Sekunden dauern.
- Würde sich ein Vertreter auch zurechtfinden? Falls das nicht zutrifft, ist die Entscheidung zum Ausmisten schon gefallen.
- Haben Sie jederzeit Überblick über alle Aufgaben und Verpflichtungen?
- Benutzen Sie für die Zusammenarbeit die besten Werkzeuge und Systeme?
Digitalisierung kann auch ein Stressfaktor sein
Wie der Tagesspiegel schon 2017 aufzeigte, bringt die stetige Digitalisierung neben großen Vorteilen auch Schattenseiten für Beschäftigte. Die Tageszeitung beruft sich dabei auf eine umfassende Studie einer großen Krankenkasse. Ergebnisse offenbarten zwar, dass die Arbeitsweise ohne Frage erleichtert werde. Zeitgleich aber, so die Antwort von rund 40 Prozent aller Befragten, führten das neue Tempo und die parallelen Arbeitsweisen zu Stress und Ermüdung. Als Störfaktor reiche es schon, wenn sich regelmäßig E-Mails mit dem entsprechenden Geräusch melden und den Mitarbeiter in seinem Arbeitsfluss störten.
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