5 Tipps für ein effektives Zeitmanagement im Büro

Ein effektives Zeitmanagement ist im heutigen Berufsleben wichtiger denn je. Flexibel auf die unterschiedlichsten Aufgaben zu reagieren, gewinnt im Arbeitsalltag immer mehr an Bedeutung. Stress und Leistungsdruck sind die Folge. Mit unseren fünf Tipps seid Ihr effektiver und könnt Euer Aufgabenpensum besser bewältigen.

Prioritäten setzen

In vielen Büros ist das Arbeitsaufkommen so groß, dass es Angestellten häufig nicht gelingt, Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit zu ordnen. Es empfiehlt sich, gleich zu Beginn des Tages eine To-Do-Liste anzufertigen und die Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip entsprechend ihrer Prioritäten zu unterteilen:

  • (A) dringend (eine spontane Besprechung etc.)
  • (B) wichtig, aber nicht dringend (langfristige Strategieplanung)
  • (C) dringend, aber nicht wichtig für die Zielerreichung (E-Mail, Telefonate)
  • (D) weder wichtig, noch dringend (können verworfen werden)

Aufgaben beenden

Multi-Tasking ist ein Mythos, das hat die Wissenschaft bereits unter Beweis gestellt. Zerstreutheit sowohl im Kopf, als auch auf dem Schreibtisch entsteht meistens, weil mehrere Aufgaben zeitgleich angefangen werden. Deshalb gilt: Jede Aufgabe erst zu beenden, bevor eine neue angefangen wird, selbst wenn sie noch so klein scheint. Das schafft ein Gefühl von Zufriedenheit und hilft dabei die Gedanken im Kopf zu ordnen.

Salami-Taktik

“Aufschieberitis” ist sicherlich jedem Angestellten ein Begriff: Vor sich hergetragene Aufgaben, die umfangreich sind und aufgrund mangelndem Selbstvertrauen oder schlechter Selbstorganisation nicht angefangen werden. Mit der sogenannten Salami-Technik werden solche Hürden in kleinere Einheiten aufgeteilt und entsprechend ihrer Priorität nach und nach abgearbeitet. Erreichte Teilziele motivieren und regen zum Weiterarbeiten an.

Zeit zum Nachdenken

Nachdenken: Klingt zunächst lapidar, ist es aber keineswegs. In einem Großraumbüro mit hoher Geräuschkulisse fällt dies besonders schwer. Zudem ist der Tag meist mit so vielen Aufgaben gespickt, dass viele diese nur noch stur abarbeiten können. Zum Nachdenken fehlt dann die Zeit. Wer zur Mittagspause das Büro verlässt, darf das Smartphone gern mal auf dem Schreibtisch liegen lassen, Block und Stift in die Hand nehmen und aufkommende Ideen notieren.

Persönliche Leistungskurve

Die Leistungsfähigkeit des Menschen schwankt im Laufe des Tages. Üblicherweise tritt das Tief direkt nach der Mittagspause ein, das Denken fällt schwer und die Müdigkeit setzt ein. Es ist wichtig, Aufgaben über den Tag so zu verteilen, dass Angestellte in Abhängigkeit ihrer Leistungsfähigkeit effizient und produktiv bleiben. Dringliches oder Themen, die eine hohe Konzentration erfordern, sollten vor der Mittagszeit erledigt, weniger Wichtiges in die Nachmittagsstunden gelegt werden.

In Bezug auf den persönlichen Bio-Rhythmus unterscheidet die Wissenschaft sogar zwischen zwei Typen: Lerchen und Eulen.

Weitere Tipps für ein effektives Zeitmanagement findet Ihr hier.

Titelbild: pressmaster

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